Une gestion informatisée est une composante essentielle de la réussite de la mise en place du service de contrôle et de l'exploitation courante des installations d'assainissement non collectif. L?expérience montre aujourd'hui que la réflexion doit se mener le plus en amont possible afin d'éviter tout problème de ?réintégration de données' (passage d'Excel vers des progiciels spécialisés par exemple), ce qui permet ainsi de limiter les dépenses du service. L'informatisation du SPANC, qui passe par une étape de choix et de mise en place d'un progiciel, peut s'accompagner également d'outils matériels adaptés au métier.
Pascal Nello et Katia Colnay Podeur,Société Aqualis-Apave
Une gestion informatisée est une composante essentielle de la réussite de la mise en place du service de contrôle et de l’exploitation courante des installations d’assainissement non collectif. L’expérience montre aujourd’hui que la réflexion doit se mener le plus en amont possible afin d’éviter tout problème de “réintégration de données” (passage d’Excel vers des progiciels spécialisés par exemple), ce qui permet ainsi de limiter les dépenses du service. L’informatisation du SPANC, qui passe par une étape de choix et de mise en place d’un progiciel, peut s’accompagner également d'outils matériels adaptés au métier.
La loi sur l’eau du 3 janvier 1992 impose aux communes ou à leurs groupements de mettre en place un Service Public de l’Assainissement Non Collectif (SPANC). Par assainissement non collectif, on entend tout dispositif d’assainissement assurant la collecte, le prétraitement, l'épuration, l'infiltration ou le rejet des eaux usées domestiques des immeubles (ou habitations) non raccordées au réseau d’égout. Ce service public de contrôle doit être mis en place sur le territoire communal au plus tard le 31 décembre 2005. Les collectivités sont ainsi chargées d’assurer :
- - le contrôle de conception des installations neuves ou réhabilitées,
- - le contrôle de la bonne exécution de ces mêmes installations neuves ou réhabilitées,
- - le contrôle “du bon fonctionnement” de l’ensemble des installations existantes. Ce contrôle nécessite de passer par une étape de diagnostic (1er contrôle) et doit, en tout état de cause, être réalisé périodiquement.
La périodicité est fixée par la collectivité et ne peut excéder 4 ans.
Pour le SPANC, une gestion informatisée est une composante essentielle de la réussite de la mise en place du service de contrôle et de l'exploitation courante des installations d'assainissement autonome. OLGUAA (Outil Logiciel de Gestion de l'Urbanisme et de l'Assainissement Autonome) est un progiciel de gestion de l'assainissement non collectif développé dès 1999 par la société Apave.
Historique d'OLGUAA
Le logiciel OLGUAA est issu d’un long travail de définition des besoins et de développement dans le domaine de l'assainissement non collectif, mis en place au sein et par le Cete Apave Sud Europe. Les objectifs de la première version consistaient à améliorer et
Optimiser les prestations de contrôle des dispositifs d’assainissement non collectif de l’Apave et sa filiale Aqualis.
Pour répondre aux demandes de plus en plus fortes des maîtres d’ouvrages, le logiciel a évolué progressivement vers des fonctionnalités plus étendues et interfacées aux SIG existants, grâce notamment à la collaboration avec une société éditrice et intégratrice de solutions SIG (Appia).
Son module cartographique est intégré mais un lien peut être établi avec le SIG dont dispose la structure. Le logiciel OLGUAA est donc le fruit d'une longue réflexion, conçu par des experts métiers de l’assainissement non collectif au sein du Cete Apave Sud Europe, développé et suivi aujourd'hui par une structure (Appia) spécialiste du SIG. Ce logiciel présente tous les atouts que peuvent attendre les utilisateurs et les administrateurs au niveau de son architecture et de ses fonctionnalités. Son interface intuitive et ergonomique alliée à une gestion par étape “métier” simplifie sa prise en main.
Principales fonctionnalités
Schématiquement, ce logiciel peut être décomposé en deux entités : une base de données et un ensemble de services jouant le rôle d'interface. La finalité d'OLGUAA est de permettre la gestion et le suivi des dossiers d'une ou de plusieurs communes, d'une ou de plusieurs collectivités. À chaque installation d'assainissement autonome est associé un dossier qui rassemble toutes les étapes techniques et les événements relatifs à ce dossier. OLGUAA couvre tous les niveaux d'intervention du Service d'Assainissement Non Collectif :
- Le contrôle des installations neuves et réhabilitées ;
- Le diagnostic des installations existantes ;
- Le contrôle périodique de bon fonctionnement ;
- L'intervention d'urgence ;
- L'entretien ;
- La réhabilitation.
Ses principales fonctionnalités permettent une gestion multi-communes et une recherche multi-critères. Des données graphiques peuvent être intégrées dans le progiciel que ce soit à l'échelle de la commune (zonage d'assainissement, carte d'aptitude des sols…) comme à l'échelle de la parcelle (schéma du dispositif). La saisie des données graphiques est optimisée par une bibliothèque d'objets intégrée.
OLGUAA intègre la gestion de toutes les phases d'un dossier y compris la facturation (édition des factures, relances, suivi du recouvrement). La génération de documents types (avis techniques, compte-rendu de visite, avis de passage, édition de courriers divers…) et l'édition en masse des documents simplifient le travail de l'utilisateur. Le suivi et l'archivage méthodique des dossiers sont également proposés.
Outre la saisie des nombreuses données issues des missions de contrôle, le logiciel pérennise et exploite ces données en vue de l'organisation des contrôles ultérieurs et de la planification du travail des techniciens.
Un outil d'aide à la décision
L'exploitation adaptée et rapide de l'information constitue un des points forts du logiciel. La réalisation d’analyses, de bilans, de requêtes et de thématiques constitue un outil d’aide à la décision pour le Service. Pour un gestionnaire de SPANC, les requêtes les plus couramment utilisées concernent les listes des personnes présentes, des personnes absentes ou des usagers ayant refusé l'accès à leur installation. À travers leur expérience, Apave et sa filiale Aqualis connaissent parfaitement les préoccupations des collectivités. Ainsi, OLGUAA permet de visualiser l'indice de réhabilitation des installations, d'éditer des cartes des systèmes de traitement mis en place sur une commune pour le neuf, de visualiser la conformité sur le neuf à l'échelle du quartier, de la commune, ou de la Collectivité…
Pour une saisie efficace des données
Les terminaux mobiles (tablettes) sont de plus en plus demandés pour la saisie des données sur le terrain. Ces outils présentent plusieurs avantages : la saisie des données informatiques sur le terrain (ou saisie déportée) intégrée.
tée) diminue significativement les risques d'erreurs dues à une saisie ultérieure au bureau à partir des fiches de terrain. Par ailleurs, l'utilisation de la tablette couplée à des imprimantes de terrain permet de remettre l'information à l'usager en temps réel.
Plusieurs essais ont ainsi confirmé l'intérêt de l'utilisation des tablettes PC dès l'opération de diagnostic des installations existantes notamment en termes d’exploitation et de temps total consacré au travail de contrôle terrain et de saisie des données.
Un outil évolutif, privilégié des collectivités
Depuis sa création, il y a six ans, OLGUAA est à la version quatre. Constamment à l'écoute des suggestions, des remarques et particulièrement sensibles aux attentes de nos partenaires et de nos clients, les coéditeurs font évoluer ce logiciel. L’évolution du logiciel prend en compte l’évolution technique, réglementaire et juridique de l’assainissement non collectif. Nous débutons par l'installation du logiciel sur site et ciblons la formation de nos clients en fonction de leurs besoins et de leurs préoccupations. Notre expertise métier favorise les échanges relatifs aux expériences sur le terrain avec les usagers, et la maintenance que nous assurons, encourage le relationnel avec nos clients.
Apave occupe à ce jour une position privilégiée en tant que fournisseur des collectivités. Les premières licences ont été installées dans les Pyrénées-Atlantiques en 2000. Depuis, plus de cinquante sites ont choisi d'utiliser le logiciel OLGUAA : syndicats, communauté de communes, communes, conseils généraux et Satese, communauté d'agglomération, sociétés privées.
L'exemple du Syndicat Intercommunal d'Assainissement des Trois Cantons (64)
Le Syndicat Intercommunal des Trois Cantons dont le siège se trouve à Artix, regroupe actuellement 29 communes. Aujourd’hui, la vocation du Syndicat est large : ses compétences concernent l’assainissement et l’eau potable en régie depuis l'année 2001. La réflexion pour la création du Syndicat d'assainissement a débuté en 1995. Quelques mois plus tard, en mars 1996, le Syndicat d'Assainissement a vu le jour officiellement. Il regroupait au départ 24 communes.
Le dynamisme de ce Syndicat, dont le Président est Monsieur Claude Peyrebonne et la Directrice Madame Lembezat, l'a conduit à être précurseur pour la mise en place de son service d'assainissement non collectif avec notamment, un service entretien. Ainsi, en 1997, ce fut l'un des premiers SPANC opérationnel et effectif en France :
- - 1997 : diagnostic des installations d'assainissement non collectif par un prestataire de service, soit environ 2700 installations.
- - 1998-2002 : premier contrat pour le contrôle périodique des installations d'assainissement non collectif (neuf et existant). Ces prestations ont été confiées en partie à l'Apave. Les campagnes annuelles concernent un peu plus de 600 installations à contrôler.
- - 2002-2005 : second contrat pour le contrôle périodique des installations existantes, confié en partie à Aqualis. Le contrôle du neuf est assuré par le Syndicat.
- - 2005 : extension du territoire du Syndicat (2 communes supplémentaires) avec une mission de diagnostic confiée à Aqualis sur les 2 nouvelles communes.
- - Depuis l'année 2000, le Syndicat est équipé du logiciel OLGUAA. Le logiciel joue le rôle d'interface entre le prestataire qui assure le contrôle de l’existant et la collectivité.
Le Syndicat gère toute la phase d'organisation avant la visite de contrôle chez l'usager. Le Syndicat, par l'intermédiaire d'OLGUAA édite la liste des installations à contrôler par commune pour l'année civile en cours. Cette liste regroupe les installations existantes et les installations neuves en service depuis une année.
Une quinzaine de jours avant la date de visite prévue, les avis de passage sont imprimés et expédiés par le prestataire. Au même moment, le planning des visites est transmis aux élus de la (les) commune(s) concernée(s).
Les équipes de techniciens se rendent sur site pour procéder à l’examen détaillé de l’ouvrage, de son fonctionnement et pour vérifier l’écoulement des eaux usées. Les techniciens mesurent le niveau d'accumulation des boues dans les fosses septiques. C'est l'occasion pour programmer une date pour la prochaine vidange (qui peut aller jusqu'à 48 mois).
Le Syndicat des Trois Cantons a créé un service d'entretien public en 1998. Il permet aux usagers qui ont passé une convention avec le Syndicat de bénéficier d'un tarif préférentiel pour l’entretien de l’installation. Compte tenu des constatations faites pendant la visite de contrôle, les techniciens d’Aqualis-Apave apportent des conseils relatifs à l'entretien du système d'assainissement. Enfin, les données sont mises à jour dans le logiciel. Les comptes-rendus sont édités en masse et adressés aux usagers. La base de données actualisée après les visites et issue du logiciel OLGUAA est alors fournie au Syndicat avec également, le bilan de la campagne de contrôle périodique.
Conclusion
La mise en place d'une gestion informatisée du Service Public de l’Assainissement Non Collectif paraît essentielle tant sur le plan de la gestion et de la pérennité des données que sur l’aspect matériel. C'est dans ce contexte que le Centre Technique de l’Apave Sud Europe et Aqualis, prestataire de services spécialisés dans les inspections réglementaires, l’assistance technique et le conseil, apportent une réponse complète aux collectivités locales.
